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ATS, VMS et référentiel de compétences : ce que chacun gère, et pour qui

Le suivi des candidatures relève de l'ATS, et le référentiel de compétences décrit ce que savent faire les consultants en poste. Le VMS répond à une logique différente, puisqu'il appartient à l'entreprise qui achète des prestations et qu'il sert à faire entrer des fournisseurs sur un besoin qu'elle a formulé. Ces trois logiciels portent pourtant sur le même objet, une ressource disponible ou à recruter. Sur les pages produit et les sources publiques citées ici pour ces trois outils, rien n'indique quelle entreprise du marché pourrait acheter une prestation le mois prochain avant qu'elle n'ait elle-même publié son besoin, et cette absence s'explique par la position que chacun de ces produits occupe dans la chaîne d'achat.

Ce qu'un ATS suit dans une société de conseil

Un ATS organise l'arrivée des candidatures et leur suivi jusqu'à l'embauche, avec un site carrière et une base de CV consultable autour. Le sigle ATS ne figure pas une seule fois dans le guide sur le recrutement que la CNIL a publié le 30 janvier 2023, qui décrit des finalités de traitement et range parmi elles « la recherche et l'identification de profils pertinents permettant d'engranger des candidatures : constitution d'une CVthèque, création de plateforme permettant le dépôt de candidatures sur le site emploi d'une entreprise… ». Le rapprochement entre cette énumération de finalités et un logiciel de suivi des candidatures est le nôtre, l'autorité nommant pour sa part des plateformes web qu'elle appelle « job boards » et consacrant sa fiche n° 13 aux « logiciels de tri, de classement et d'évaluation », jamais la catégorie ATS.

Conserver des CV pendant cinq ans pour alimenter un vivier de candidats est en principe excessif, écrit la CNIL, qui recommande une durée n'excédant en principe pas deux ans à compter du dernier contact avec la personne. L'objet encadré est une donnée personnelle de candidat, traitée dans une finalité de recrutement, ce que le sommaire des cent une pages du guide confirme fiche après fiche.

Dans une ESN, l'ATS n'est pas nécessairement un logiciel séparé. Un ERP destiné aux ESN et aux cabinets de conseil nomme l'une de ses offres « CRM + ATS intégrés » et la présente comme « la solution dédiée à la performance de vos équipes commerciales et recrutement », à côté d'une offre « ERP tout-en-un » qui y ajoute la facturation et les reportings. Sur la page de son module commercial, le même éditeur écrit que son CRM « accélère l'identification des meilleurs candidats pour chaque opportunité client » et vend une « IA de matching entre candidats et opportunités ». Chez cet éditeur, le recrutement et le besoin commercial sont tenus dans un seul système, ce qui n'a rien d'étonnant pour une société qui recrute afin d'honorer des missions vendues ou attendues.

Ce que recouvre un référentiel de compétences

Un référentiel de compétences porte sur des personnes que vous employez, et le mot a un emploi défini en droit français. L'article L6113-1 du code du travail prévoit que les certifications professionnelles enregistrées au répertoire national des certifications professionnelles sont définies « notamment » par un référentiel d'activités qui décrit les situations de travail, un référentiel de compétences qui identifie les compétences et les connaissances qui en découlent, et un référentiel d'évaluation qui fixe les critères et les modalités d'évaluation des acquis. L'adverbe figure bien dans le texte en vigueur et laisse ainsi la liste des composantes ouverte à d'autres éléments de définition que ces trois référentiels.

Le code emploie ici ce mot dans le cadre des certifications enregistrées. Le même terme sert aussi, hors du droit, à désigner un inventaire interne des savoir-faire d'une équipe, et c'est de ce second usage qu'il est question dans la suite de ce texte. Les deux acceptions partent d'activités observées pour en déduire des compétences et cette parenté de méthode explique assez bien l'emprunt du mot d'un usage à l'autre.

Le Cigref publie une nomenclature des profils métiers du système d'information qu'il présente comme un outil de référence et comme une « photographie vivante et partagée des métiers exercés au sein des Directions du Numérique ». La version 2025 propose 52 descriptions de profils, et le Cigref précise qu'elle décrit ces métiers tels qu'ils « sont aujourd'hui dans les Directions du Numérique » des organisations membres de l'association, sans dire ce qu'ils « devraient » être ni ce qu'ils « seront » demain. Elle intègre les compétences numériques de la norme européenne NF EN 16234-1-FR, « comme les précédentes éditions » selon la même page, si bien que ce point n'est pas une nouveauté de cette édition.

Un autre repère du secteur regarde lui aussi vers l'intérieur de l'entreprise. Numeum, qui se présente comme « le syndicat patronal des professionnels du numérique en France », publiait le 29 novembre 2022 une infographie consacrée aux intercontrats où il relève qu'« il n'existe aujourd'hui aucune définition juridique de la notion d'intercontrat ». Il y annonce aussi vouloir « effectuer un constat des pratiques des entreprises en matière de gestion des ressources humaines durant les périodes d'intercontrat ». L'objet annoncé de cette étude est l'observation de pratiques internes de gestion des ressources humaines, portant sur une notion dont le syndicat écrit lui-même qu'il n'en existe aujourd'hui aucune définition juridique.

À qui appartient un VMS, et qui y accède

Un VMS est un logiciel de gestion des fournisseurs. L'éditeur d'une solution d'achat et de gestion d'une main-d'œuvre externe le définit, dans une leçon intitulée « Introducing Vendor Management Systems », comme une solution logicielle qui aide les organisations à gérer leurs relations et leurs opérations avec leurs fournisseurs. L'exemple qu'il déroule est celui d'une entreprise cliente qui publie son besoin. Les fournisseurs, qui ont eux aussi accès au VMS, s'en servent pour consulter l'offre, en apprécier les critères, rapprocher des candidats et transmettre leurs informations à l'organisation qui a ouvert la consultation.

On le voit aussi dans la façon dont les deux logiciels se branchent l'un sur l'autre. Le réseau fournisseurs adossé à l'un de ces systèmes se présente aux agences de placement comme l'œuvre de « la même équipe que celle qui est derrière le VMS que vos clients utilisent », et son espace leur propose de connecter leur ATS à chaque client de l'éditeur pour automatiser la synchronisation des offres et l'envoi des candidatures. Le sens du branchement est écrit sur la page, puisque c'est l'agence qui pousse ses candidats vers le système déjà exploité par son client.

Pour une ESN, la conséquence pratique se lit dans ces deux pages. Elle répond à des demandes que ses clients ont publiées dans leur propre système, dans les formes et sur les critères que l'acheteur a fixés avant qu'elle n'entre en scène. Le VMS lui donne de la visibilité sur des besoins formulés, ce qui a de la valeur pour remplir un carnet de commandes, et le réseau fournisseurs y ajoute un annuaire de fournisseurs que plus de quatre cents entreprises clientes de cet éditeur consultent activement selon cette même page.

Ce que l'objection « on a déjà un ATS » laisse de côté

L'objection porte sur le recrutement et laisse hors du champ l'entreprise qu'il faudrait appeler la semaine prochaine. Elle est légitime, l'outil n'étant pas en cause, puisqu'un ATS bien tenu donne un vivier propre et des délais de recrutement lisibles. Reste à savoir d'où arrive la matière qu'il traite, et les pages produit de ces deux éditeurs répondent à cette question mieux que n'importe quel commentaire extérieur.

Ces suites ne s'arrêtent pas au recrutement, et deux éditeurs l'écrivent noir sur blanc. Le premier annonce « CRM + ATS intégrés » pour les ESN et les cabinets de conseil. Chez le second, la gamme « ATS & CRM » est présentée comme réunissant les équipes commerciales et les équipes de recrutement sur une seule plateforme, et la FAQ de cette même page définit le CRM en recrutement comme l'outil qui sert à suivre l'activité commerciale, à gagner de nouvelles affaires et à gérer un pipeline de leads pendant que l'ATS gère les candidats et les placements. Traiter « l'ATS » comme un outil à fonction unique revient à laisser de côté une partie de ce que ces deux éditeurs décrivent eux-mêmes sur les pages citées ici.

Ce module commercial travaille sur une matière qu'il vaut la peine de regarder de près. Sur la page du module Business du premier éditeur, sous le titre de section « Prospectez sans perte de temps. Identifiez les meilleurs profils. Analysez vos performances. », une carte intitulée « Historique complet de vos comptes clients » porte au survol la phrase « Qualifiez simplement vos portefeuilles prospects & clients, saisissez tous vos besoins clients et centralisez l'ensemble de vos comptes-rendus ». Qualifier un portefeuille et saisir des besoins sont deux opérations qui supposent que les comptes et les besoins soient connus de celui qui les entre dans l'outil, et c'est là une lecture de la page dont nous prenons la responsabilité, comme pour le guide de la CNIL cité plus haut.

La donnée d'entreprise arrive par deux chemins différents sur les deux pages ouvertes ici. Le premier éditeur propose un plugin maison qui permet de « créer vos contacts dans la CRM directement depuis les réseaux sociaux professionnels », soit une saisie assistée depuis un profil que le commercial a sous les yeux. Ailleurs elle vient d'un connecteur tiers. Un fournisseur de données d'entreprises et d'intent data décrit le sien vers un CRM du marché, en promettant de « créer automatiquement des leads (informations comptes et contacts) » et d'« enrichir les informations existantes de façon simple, rapide et efficace », deux chemins d'entrée par lesquels un CRM se remplit d'informations recueillies hors de l'outil de suivi des candidatures.

La détection de comptes se joue sur d'autres matériaux et sur un autre point de départ. Elle part de ce qu'une entreprise laisse voir de ses choix techniques et de ses recrutements, puis remonte vers la personne à qui parler à l'intérieur. Le point de départ n'est pas un consultant disponible chez vous, c'est une entreprise qui travaille avec la technologie qu'il pratique. Aucune des pages produit citées dans ce texte ne part des technologies pratiquées par une entreprise, ce qui n'a rien d'un reproche, puisque ces produits sont vendus pour gérer le recrutement, les ressources et la relation avec des clients que l'entreprise sert déjà.

Comment situer un outil avant de l'acheter

Ouvrez la fiche principale, celle autour de laquelle tout le reste s'organise, et regardez sur quoi elle porte. Une fiche qui décrit une personne, candidat ou consultant, situe le logiciel du côté des ressources dont vous disposez, et c'est sur ce terrain qu'il faut l'évaluer. Le cas d'une fiche entreprise inconnue de vous la veille est différent, puisqu'il révèle un outil construit pour aller chercher des clients possibles, avec des questions de contrôle qui n'ont plus grand-chose à voir avec les précédentes.

Demandez ensuite d'où vient chaque information et à quelle date elle a été constatée. Une compétence affichée sans origine ni date ne tient pas trente secondes devant un interlocuteur qui connaît son propre système mieux que vous. Ce test porte sur ce que le logiciel prétend savoir et sur le moyen par lequel il l'a su, une question qu'il vaut mieux avoir tranchée avant d'entrer dans une démonstration commerciale.

Le raisonnement a été mené ailleurs sur ce site, sur d'autres familles de logiciels. Un texte détaille ce que gèrent réellement un ERP et un CRM d'ESN et pourquoi la production et la relation client ne créent pas de comptes nouveaux. Un second article nomme la discipline qui travaille l'autre versant, l'intelligence technographique commerciale, et donne les contrôles à exiger d'un fournisseur avant de lui accorder du crédit.

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Questions fréquentes

Un ATS peut-il servir à trouver de nouveaux clients ?

Sa fonction de suivi des candidatures traite des données de candidats. La partie commerciale relève d'un autre module, parfois vendu dans le même produit, alimenté par ce que vos équipes y saisissent et par des connecteurs qui y versent des comptes et des contacts.

Qui choisit le VMS par lequel arrivent les appels d'offres ?

Le choix revient à l'entreprise cliente, qui publie ses besoins dans un système lui appartenant et auquel ses fournisseurs accèdent pour répondre. Le prestataire entre en scène une fois le besoin formulé, dans les formes et sur le périmètre que l'acheteur a fixés sans lui.

Faut-il remplacer ces outils pour travailler le marché ?

Ces outils restent utiles pour ce qu'ils font, le recrutement et la gestion des ressources, et rien n'oblige à les remplacer. La détection de comptes suppose en revanche une donnée qui décrit les entreprises que vous ne servez pas encore et les technologies qu'elles pratiquent.